Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

1. Parteien und Abschluss

Auftragsverarbeiter ist die i-Garant Onlinetrading UG (haftungsbeschränkt), Cunostraße 15, 14199 Berlin, vertreten durch den Geschäftsführer Igors Kirjanovs. Verantwortlicher ist das Unternehmen, das Shipnovo zur Verarbeitung seiner Kunden- und Käuferdaten beauftragt. Seine Firmierung und sein vertretungsberechtigter Ansprechpartner werden bei Abschluss der Vereinbarung festgehalten.

Fordern Sie die Vereinbarung vor dem Import echter Käuferdaten unter AVV anfordern an. Nennen Sie Ihre Kundenorganisation und den vertretungsberechtigten Ansprechpartner. Der Vertrag wird durch dokumentierte Zustimmung beider Parteien, auch elektronisch, abgeschlossen. Der Besuch dieser Seite allein schließt keine Vereinbarung ab. Die für Ihren Auftrag gültige Unterauftragnehmerliste und die konkreten Infrastruktur- und Sicherungsmaßnahmen werden Bestandteil der bestätigten Vereinbarung.

2. Gegenstand, Zweck, Art und Dauer

Gegenstand ist die Bereitstellung der Versand- und Händlerverwaltungssoftware Shipnovo. Die Verarbeitung umfasst den Import, die Speicherung, Strukturierung, Anzeige, Suche, Änderung, Übermittlung, den Export und die Löschung von Daten. Zwecke sind Bestellbearbeitung, Versandetiketten, Packlisten, Sendungsverfolgung, Retouren, Käuferkorrespondenz und vom Verantwortlichen beauftragte KI-Unterstützung.

Die Vereinbarung gilt für die Dauer der Verarbeitung im Auftrag, einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Rückgabe und Löschung nach Beendigung des Hauptvertrags. Eine Kündigung des Abonnements ist nicht mit der Löschung aller Daten gleichzusetzen. Verarbeitung aufgrund eigener gesetzlicher Pflichten von I-Garant ist kein Gegenstand dieses Auftrags.

Betroffene sind Käufer, Warenempfänger, Ansprechpartner und Beschäftigte des Verantwortlichen sowie Personen, deren Daten sie im Rahmen der beauftragten Geschäftsvorgänge übermitteln. Datenarten sind Namen, Benutzernamen, Unternehmensnamen, Lieferanschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bestell- und Artikelangaben, Versand- und Trackingdaten, Rechnungs- und Retourenangaben sowie Nachrichten, Anhänge, Importunterlagen und dazugehörige Bearbeitungsvermerke. Der Dienst verlangt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Solche Daten dürfen nicht ohne gesonderte Prüfung und Weisung eingebracht werden.

3. Weisungen und Verantwortlichkeit

I-Garant verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, auch hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer. Weisungen ergeben sich aus dem vereinbarten Leistungsumfang, autorisierten Bedienhandlungen und dokumentierten Ergänzungen. Erfordert Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats eine andere Verarbeitung, informiert I-Garant den Verantwortlichen vorab, soweit das Gesetz dies zulässt.

Der Verantwortliche, in der Regel der Händler, entscheidet über die Rechtmäßigkeit, Datenarten und Zwecke seiner Käuferdaten. Während das Händlerkonto aktiv ist, bleiben die beauftragten Käuferdaten nach seinen dokumentierten Weisungen gespeichert. Der Händler legt die erforderlichen Aufbewahrungszeiten fest. Nach dem wirksamen Ende des Händlerkontos kann er innerhalb von 30 Tagen einen Export anfordern oder die Löschung anweisen. Danach löscht I-Garant die personenbezogenen Auftragsdaten nach Weisung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein konkret erforderlicher Nachweis entgegensteht. I-Garant informiert ihn unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Einschätzung gegen Datenschutzrecht verstößt. Die Parteien klären die betroffene Weisung vor ihrer Ausführung.

4. Vertraulichkeit und Sicherheit

I-Garant verpflichtet die zur Verarbeitung befugten Personen auf Vertraulichkeit, soweit keine geeignete gesetzliche Verschwiegenheitspflicht besteht. Zugriff erhalten nur befugte Personen im erforderlichen Umfang. I-Garant trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und überprüft diese unter Berücksichtigung des Risikos, des Stands der Technik und der Art der Verarbeitung.

Anlage 1 beschreibt die in der Anwendung implementierten technischen Kontrollen. Sie ersetzt nicht den Nachweis der tatsächlich eingerichteten Infrastrukturmaßnahmen. Die bestätigte Vereinbarung hält insbesondere die eingesetzten Server- und Sicherungsstandorte, Verschlüsselung, Wiederherstellungsverfahren, Zugriffsbefugnisse und Verantwortlichkeiten fest. Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten.

5. Unterstützung und Datenschutzverletzungen

I-Garant unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Es beantwortet Käuferanfragen nicht eigenständig im Namen des Verantwortlichen, sondern leitet sie an ihn weiter, sofern keine gesetzliche Pflicht anderes verlangt.

I-Garant unterstützt bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere Sicherheitsprüfungen, der Bewertung und Meldung von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen. Nach Kenntnis einer Verletzung des Schutzes der im Auftrag verarbeiteten Daten informiert es den Verantwortlichen unverzüglich. Es stellt verfügbare Angaben zu Art, Umfang, betroffenen Daten und Personen, möglichen Folgen und Abhilfemaßnahmen bereit und ergänzt sie bei neuen Erkenntnissen.

Datenschutz- und Sicherheitsmeldungen können an[email protected] gerichtet werden. Der Verantwortliche benennt für diese Meldungen einen erreichbaren Ansprechpartner.

6. Unterauftragnehmer und Drittländer

Der Verantwortliche erteilt mit Abschluss der konkret bestätigten Vereinbarung eine allgemeine Genehmigung für die darin benannten Unterauftragnehmer. I-Garant informiert ihn rechtzeitig vor dem Hinzufügen oder Ersetzen eines Unterauftragnehmers, damit er aus Datenschutzgründen widersprechen kann. Die Parteien klären einen Widerspruch vor dem Einsatz für die betroffenen Daten.

I-Garant verpflichtet Unterauftragnehmer vertraglich auf mindestens dieselben Datenschutzpflichten, insbesondere geeignete Sicherheitsmaßnahmen. Gegenüber dem Verantwortlichen bleibt I-Garant für die Einhaltung dieser Pflichten verantwortlich. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR setzt eine dokumentierte Weisung und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO voraus, etwa einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Anlage 2 benennt die aus der geprüften Konfiguration ermittelten Dienste. Die Bestätigung des Vertrags legt für die tatsächlich beauftragte Verarbeitung die jeweilige juristische Person, den Ort der Verarbeitung und die geltenden Garantien fest. Ein Marktplatz oder Versandunternehmen, das der Verantwortliche selbst beauftragt und das eigene Leistungen erbringt, wird dadurch nicht automatisch zum Unterauftragnehmer von I-Garant.

7. Rückgabe, Löschung und Nachweise

Nach Ende des Auftrags gibt I-Garant die personenbezogenen Daten nach Wahl und Weisung des Verantwortlichen zurück oder löscht sie und löscht vorhandene Kopien, soweit keine gesetzliche Speicherungspflicht entgegensteht. Sicherungskopien werden spätestens 30 Tage nach Erstellung überschrieben oder gelöscht und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Eine erforderliche Wiederherstellung setzt die Löschung im regulären Verfahren fort. Vollständig anonymisierte Aggregate dürfen dauerhaft gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen bleiben von der Löschung der übrigen Auftragsdaten unberührt. Eine ausstehende technische Aufgabe darf nicht zu einer unbefristeten zusätzlichen Nutzung der Daten führen.

I-Garant stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Pflichten nach Art. 28 DSGVO bereit. Es ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer und wirkt daran mit. Die Parteien stimmen den Ablauf unter Wahrung der Rechte anderer Kunden und angemessener Sicherheitsmaßnahmen ab, ohne gesetzliche Kontrollrechte auszuschließen.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zugang und Berechtigung: Die Anwendung prüft die Anmeldung, aktive Mitgliedschaft und aktuelle Rollenberechtigungen. Betreiberzugriffe verwenden einen gesonderten Berechtigungsbereich.
• Mandantentrennung: Daten und Zugriffe werden anhand der Kundenorganisation zugeordnet. Das Datenbank-Setup enthält organisationsbezogene Row-Level-Security-Regeln. Die Wirksamkeit der produktiven Rollen und Regeln muss im Betrieb erhalten und geprüft werden.
• Schutz von Anbieterzugängen: Zugangsdaten verwenden AES-256-GCM mit zufälligem Datenschlüssel und einem externen Schlüssel zur Umschlüsselung. Nachrichten-Upload-Dateien und Downloadtokens werden ebenfalls verschlüsselt gespeichert.
• Dateizugriffe: Downloads prüfen Dokument und Kundenorganisation. Öffentliche eBay-Mediendownloads erfordern ein passendes, zeitlich begrenztes Token. Vertrauliche Antworten verwenden private/no-store-Caching.
• Protokollierung: Die Anwendung reduziert freie personenbezogene Fehlertexte und Zugangsdaten. Änderungsprotokolle halten Akteur, Aktion und Objektkennungen fest, nicht pauschal sämtliche geänderten Inhalte.
• Datenlöschung: Eine Organisationslöschung prüft Administratorberechtigung, Passwort, bestätigten Firmennamen sowie offene Abonnements und Vorgänge. Die Datenbank entfernt die zugeordneten Datensätze im vorgesehenen Löschvorgang. Das bedeutet keine automatische Löschung aller externen Empfängerkopien oder des globalen Benutzerkontos.
• Verfügbarkeit: Die Sicherungssoftware unterstützt eine native Datenbankkopie und eine mit SHA-256 geprüfte zweite Kopie. Zeitplanung, Speicherorte, Verschlüsselung, Aufbewahrung und Wiederherstellungsprüfungen gehören zu den vor Vertragsabschluss dokumentierten Betriebsmaßnahmen.

Diese Beschreibung verspricht keine pauschale Verschlüsselung sämtlicher Datenbankfelder oder PDF-Dateien. Vertraulichkeitsverpflichtungen, Befugnisse, Sicherheitsvorfälle und die regelmäßige Prüfung der Maßnahmen werden organisatorisch dokumentiert.

Anlage 2: Dienste für die beauftragte Verarbeitung

• Betriebsstandorte: Der Hostinger-Server steht in Frankfurt am Main, Deutschland. Die geprüften wöchentlichen Serversicherungen liegen in Litauen. Zwei Sicherungen waren am 10. Oktober 2026 vorhanden. Die tatsächlichen Betriebsmaßnahmen und Löschverfahren bleiben Gegenstand der bestätigten Vereinbarung.
• Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, Larnaca 6023, Zypern: VPS-Betrieb der Anwendung und Speicherung der Datenbank.
• Cloudflare Workers, D1 und Email Routing: technische Infrastruktur unseres eigenen mail-hub für Kommunikation, soweit darin Daten des Verantwortlichen verarbeitet werden.
• OpenAI API: Verarbeitung von eingereichten Texten, Bildern und Dokumenten ausschließlich für die vom Verantwortlichen aktivierten und beauftragten KI-Funktionen.

Dokploy und PostgreSQL sind selbst betriebene Software, keine gesonderten externen Empfänger allein aufgrund ihrer Installation. Der Anthropic-Adapter und Resend-Mailtransport sind in der geprüften Konfiguration nicht aktiviert. GA4, Microsoft Clarity und Sentry sind nicht allein aufgrund eines eingerichteten Kontos Bestandteil der beauftragten Verarbeitung. Ihre jeweiligen Zwecke und datenschutzrechtlichen Rollen sind gesondert zu bestimmen.

Stripe verarbeitet Daten für die eigene Abrechnung von I-Garant. eBay und die vom Händler beauftragten Versanddienste verarbeiten Daten auch für ihre eigenen Leistungen. Informationen zu diesen Empfängern enthält die Datenschutzerklärung. Es gelten außerdem die Nutzungsbedingungen.